JUNTA DE VIGILANCIA

(de los estatutos de COOINPE)

ARTICULO 98. La junta de Vigilancia será el organismo encargado del control social y de gestión de la Cooperativa, así como de salvaguardar los derechos y deberes de los asociados.

Estará integrada por tres asociados hábiles y sus respectivos suplentes personales, elegidos por la Asamblea General para períodos de dos años, sin perjuicio de que sean removidos de sus cargos. En caso de ausencia definitiva de un miembro principal, asumirá el cargo por el resto del período el correspondiente suplente personal.

FUNCIONAMIENTO

ARTICULO 100. La Junta de Vigilancia sesionará por lo menos una vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias lo justifiquen, mediante reglamentación que para el efecto adopte.

Las decisiones de la Junta de Vigilancia deberán tomarse por consenso. De sus actuaciones se dejará constancia en acta suscrita por sus miembros, de las cuales enviará copia al Consejo de Administración.

La Junta de Vigilancia podrá asistir por derecho propio a las reuniones del Consejo de Administración.

FUNCIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

ARTICULO 101. La Junta de Vigilancia como ente de control social tendrá a su cargo las siguientes funciones, de conformidad con lo establecido en la circular externa No. 004 de julio de 2005, emanada de la Superintendencia de Economía solidaria. las cuales deberán ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el numeral 8º del artículo 4º de la Ley 454.

1. Expedir su propio reglamento, que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del Presidente, Vicepresidente y Secretario, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social.

2. Inscribir ante la cámara de comercio del domicilio principal de la organización, el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social.

3. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, los estatutos de la entidad, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de Educación y Solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.

4. Informar a los órganos de administración y al Revisor Fiscal sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deban adoptarse.

5. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados ante el Consejo de Administración o ante el representante legal, con el fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.

6. El presente seguimiento deberá generar un informe que deberá estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en el libro de actas respectivo. El precitado documento debe hacer parte del informe de actividades que el órgano de control social presenta a la Asamblea General cada año.

7. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, éste debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda, la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios. Así mismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen y en un plazo no superior a 10 días hábiles.

8. Hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, los Estatutos y los reglamentos.

9. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.

10. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos, se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el ente de control social.

11. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.

12. Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quiénes pueden participar en la Asamblea.

13. Presentar sugerencias y proponer acciones a la Gerencia y al Consejo de Administración, que contribuyan al mejoramiento del Balance Social de la Cooperativa, constituyéndose en un organismo asesor de la administración.

14. Rendir informe escrito sobre sus actuaciones a la Asamblea General Ordinaria.

15. Verificar en las Asambleas, que los nombramientos de los órganos de Administración, Vigilancia y Control se hayan efectuado conforme a la Ley y a los Estatutos.

16. Las demás que le asignen la Ley o los Estatutos, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias del Revisor Fiscal.

PARÁGRAFO 1. Todas estas disposiciones deberán ser cumplidas por el órgano de control social, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en las Leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y en el artículo 109 de la Ley 795 de 2003 o en las normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

PARÁGRAFO 2. Según lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, los miembros de la Junta de Vigilancia responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos; sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.

PARÁGRAFO 3. Los miembros de los órganos de administración están en la obligación de prestar toda la colaboración requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social.